Projets et heures : de la tâche réalisée à la facture au client
Remotjob organise les projets de service de votre entreprise : tâches sur un tableau, heures saisies par votre équipe, validation par le responsable, coût et marge sous les yeux, et une facture en brouillon avec les heures validées. Votre équipe peut saisir ses heures avec ses propres mots ; l’IA propose et une personne confirme.
Les heures travaillées se perdent entre tableurs et messages
Quand les tâches sont d’un côté, les heures dans un tableur et la facture ailleurs, personne ne sait ce qu’un projet a vraiment coûté ni combien d’heures n’ont pas été facturées. Remotjob réunit le projet, ses tâches, les heures, la validation et la facture dans un seul parcours, pour que chaque heure travaillée puisse devenir une heure facturée.
Du projet à la facture, en six étapes
Un parcours continu dans la plateforme, sans recopier les données d’un outil à l’autre.
1
Créez le projet
Définissez le client, le responsable qui validera les heures, le tarif de vente horaire, les heures budgétées et les dates. Chaque projet reçoit son propre numéro et naît avec un tableau de quatre étapes.
2
Organisez les tâches
Déplacez les tâches d’une étape à l’autre du tableau, avec sous-tâches, responsable, échéance, priorité, heures estimées et commentaires.
3
Saisissez les heures
Chaque personne note son temps dans une feuille hebdomadaire, avec un chronomètre ou en écrivant avec ses propres mots pour que l’IA construise les lignes. Elles sont relues et confirmées avant l’enregistrement.
4
Soumettez et validez
Les heures passent de brouillon à soumises, et le responsable les valide ou les renvoie avec un motif. Personne ne valide ses propres heures.
5
Suivez coût et marge
Comparez heures estimées et réelles, coût de l’équipe, montant facturable et marge de chaque projet, avec son avancement.
6
Facturez le client
Les heures validées et facturables sont regroupées par tâche ou par personne et deviennent une facture commerciale en brouillon, prête à être émise et encaissée depuis la Boutique.
Ce qui est inclus
Tableau de tâches
Des étapes que vous pouvez renommer, des sous-tâches, des étiquettes, des échéances et des commentaires. Déplacer une tâche vers l’étape finale la marque comme terminée.
Mes heures
Feuille hebdomadaire et chronomètre pour tout membre de l’équipe, avec un temps arrondi à la hausse et un plafond de 24 heures par jour. Un chronomètre oublié est signalé à relire.
Saisie avec l’IA
Vous écrivez « hier 3 h sur la proposition d’Acme et 1 h de réunion de design » et l’IA propose des lignes avec projet, tâche, date et heures. Elle ne voit que les projets que vous voyez, n’invente pas de projets et n’enregistre rien tant que vous ne confirmez pas. C’est le seul point qui consomme des crédits d’IA.
Validation sous contrôle
Le responsable valide ou refuse avec un motif, et personne ne valide les heures qu’il a saisies, soumises ou modifiées. Si votre organisation le définit, les heures peuvent passer par des validations à plusieurs niveaux.
Tarifs, coût et marge
Un coût horaire pour chaque personne et un tarif de vente par projet ou par personne. Remotjob calcule coût, montant facturable, marge et avancement, et signale à part les heures sans tarif.
Budget, clôture et rappels
Un budget en argent avec des alertes par e-mail au responsable à 80 % et 100 %, une clôture de période pour que les anciennes heures ne soient plus modifiables et un rappel hebdomadaire aux personnes qui ont laissé des heures non soumises.
Facturation des heures
Une facture par projet ou une seule pour plusieurs projets du même client et de la même devise. Si la facture est annulée, les heures redeviennent à facturer.
Relié à vos autres modules
À partir d’une opportunité gagnée du CRM, vous créez le projet avec les données déjà remplies, et la facture vit dans la Boutique avec ses paiements et son compte client. Ce que votre équipe saisit ici devient de la connaissance : Company Brain, pour la direction, et People Chat, pour l’équipe selon son rôle, la restituent sous forme de réponses, par exemple combien d’heures un projet a consommées ou quelle marge il laisse.
Carte du processus incluse
Le module apporte son onglet « Flux de processus » avec le parcours complet : ce que fait votre équipe (créer, saisir, valider), ce que fait le système (calculer, appliquer les droits, facturer) et ce que fait l’IA (proposer des lignes d’heures).
Le contrôle des heures, des tarifs et des factures
Les heures, c’est de l’argent : chaque étape a donc un responsable, une permission et une trace.
Des permissions par rôle : voir les projets, les gérer, valider les heures, voir les tarifs ou facturer sont des droits distincts.
Les tarifs de coût et de vente ne sont visibles que par ceux qui administrent ou dirigent le projet, ou qui ont le droit de facturer.
Chaque organisation ne voit que ses données : le client n’accède ni à votre projet ni à vos tarifs, il reçoit la facture.
Chaque ligne d’heures conserve son statut (brouillon, soumise, validée, refusée, facturée) et qui l’a créée, soumise, modifiée et validée.
L’IA ne fait que proposer des lignes : une personne les relit et les confirme, et l’IA n’atteint pas les projets que vous ne voyez pas.
Personne ne valide ses propres heures, et la clôture de période empêche de modifier des heures déjà clôturées.
Ce que c’est, et ce que ce n’est pas
C’est de la gestion de projets de service avec heures, coût et facturation. Elle n’inclut pas encore de vue Gantt, de dépendances entre tâches ni de modèles de projet.
Elle ne gère pas encore le prix forfaitaire, les jalons ni les acomptes : la facture découle des heures validées.
La facture reste un document commercial interne ; le document fiscal officiel continue d’être émis dans votre système fiscal.
Les tarifs sont gérés dans la devise de chaque projet et ne sont pas convertis d’une devise à l’autre.
Annuler la facture remet les heures « à facturer » ; un avoir ne les remet pas.
Vidéo · 1 min 1 s
Projets et heures, expliqué en vidéo
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Narration en français, sous-titres en anglais.
Mode d’emploi
Prenez-le en main en quelques minutes
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De l'heure travaillée à la facture client · 25s
Questions fréquentes
Qui peut saisir des heures ?
Tout membre de l’équipe saisit ses propres heures depuis « Mes heures », sans droits d’administration. Les personnes qui gèrent les projets et celles qui valident les heures ont des permissions supplémentaires.
Comment fonctionne la saisie des heures avec l’IA ?
Vous écrivez avec vos propres mots ce que vous avez fait et l’IA propose des lignes avec projet, tâche, date, heures et description. Vous les corrigez et les confirmez ; sans votre confirmation, rien n’est enregistré. C’est inclus dans l’abonnement et l’IA consomme des crédits d’IA.
Puis-je valider mes propres heures ?
Non. Qui a saisi, soumis ou modifié une ligne ne peut pas la valider. La validation revient au responsable du projet ou à une autre personne autorisée, et peut comporter plusieurs niveaux si votre organisation les définit.
Comment facture-t-on à partir des heures ?
Remotjob prend les heures validées, facturables et pas encore facturées, les regroupe par tâche ou par personne et crée une facture commerciale en brouillon. Vous l’émettez et l’encaissez depuis la Boutique ; le document fiscal continue d’être émis dans votre système fiscal.
Le client voit-il mon projet et mes tarifs ?
Non. Les projets et les tarifs appartiennent à votre organisation et aucun client ne peut les voir. Le client reçoit la facture.
Faites arriver chaque heure travaillée jusqu’à la facture
Dites-nous comment vous travaillez avec vos clients et comment vous facturez votre temps ; nous vous montrons à quoi ressemblerait votre parcours de projets et d’heures dans Remotjob.
