Notes de frais : photographiez le reçu, l’IA en lit les données
Chaque personne photographie son reçu avec son téléphone et Remotjob lit avec l’IA le commerçant, la date, le montant, la taxe et la catégorie. Il prépare ensuite la note de frais, l’envoie en approbation, enregistre le remboursement et la rapproche de la banque connectée. Vous vérifiez et confirmez ; l’IA ne fait que proposer.
Des reçus dans la poche, un tableur en fin de mois et un débit bancaire sans justificatif
Faire une note de frais, c’est souvent rassembler des papiers froissés, saisir des montants dans un tableur, relancer les approbations par e-mail et, des mois plus tard, découvrir un débit bancaire que personne ne sait expliquer. Remotjob réunit la photo du reçu, la note de frais, l’approbation, le remboursement et le rapprochement bancaire dans un seul parcours, avec des règles de dépense claires pour toute l’organisation.
Du reçu au remboursement, en six étapes
Conçu pour le téléphone : celui qui dépense l’enregistre sur le moment, sans attendre la fin du mois.
1
Photographiez le reçu
Depuis votre téléphone, vous ouvrez l’appareil photo arrière et photographiez le ticket, la facture ou le reçu. Vous pouvez aussi joindre un fichier ou un PDF. Le reçu est conservé dans un espace privé de votre organisation.
2
L’IA lit et propose
Elle lit le commerçant, l’identifiant fiscal de l’émetteur, la date, le total, la taxe, la devise, le type et le numéro du document, et propose la catégorie et le motif. Elle ne remplit que ce qui est vide : elle n’écrase jamais ce que vous avez saisi.
3
Vérifiez et confirmez
Vous corrigez ce qu’il faut, indiquez si la personne ou l’entreprise a payé, le moyen de paiement et, si vous utilisez Projets, le projet. Vous cochez « J’ai vérifié les données et je confirme » : sans cette confirmation, une note de frais contenant des données lues par l’IA ne peut pas être envoyée.
4
Préparez et envoyez la note de frais
Vous regroupez vos dépenses non encore déclarées (une personne, une devise) dans une note de frais et vous l’envoyez. Tant qu’elle est envoyée ou approuvée, ses dépenses sont verrouillées pour que rien ne change en dessous.
5
Approbation avec des règles claires
Approuve la personne désignée par la politique de votre organisation, ou celle qui en a l’autorisation, jamais la personne elle-même sauf si vous l’autorisez. Un refus exige un commentaire ; l’auteur corrige et renvoie. Si besoin, l’approbation peut se faire par niveaux selon le montant.
6
Remboursement et clôture
Pour ce que la personne a payé, vous enregistrez le remboursement avec son montant, sa date, son moyen et sa référence, et vous pouvez le lier à la sortie bancaire. Une fois tout remboursé, la note de frais se clôture seule.
Ce qui est inclus
Lecture des reçus par l’IA
Commerçant, identifiant fiscal, date, total, taxe, devise, type et numéro du document, plus une catégorie suggérée. La personne vérifie et confirme toujours ce que l’IA a lu.
Payé par la personne ou par l’entreprise
Ce que la personne paie est remboursable ; ce que l’entreprise paie par carte ou par compte ne donne lieu à aucun remboursement et se rapproche de la banque. Une note de frais sans rien à rembourser se clôture dès son approbation.
Alerte de doublon possible
Remotjob signale une dépense si une autre de l’organisation a le même fichier ou le même commerçant, la même date et le même montant, pour éviter de déclarer deux fois la même chose.
Politiques de dépenses qui alertent
Plafond par dépense et par catégorie, justificatif obligatoire au-dessus d’un montant, catégories autorisées et délai pour déclarer. Les politiques alertent et l’approbateur voit le nombre d’alertes ; elles ne bloquent pas l’opération. Des rappels par e-mail aident à déclarer à temps et à ne laisser aucune note sans décision.
Rapprochement avec la banque connectée
Chaque dépense payée par l’entreprise est rapprochée d’une sortie bancaire selon le montant, la date et la ressemblance du commerçant, avec un score de correspondance. Le lien se fait en un clic et un mouvement bancaire justifie au plus une dépense.
Dépense créée depuis un débit non justifié
Remotjob liste les débits bancaires qu’aucune dépense, aucun remboursement, aucun paiement fournisseur ni aucune facture d’achat ne justifie. En un clic, vous créez la dépense à partir du débit et joignez le reçu manquant.
Remboursements en attente dans la Trésorerie
Le remboursement approuvé et pas encore payé entre dans la projection de la Trésorerie comme une sortie à venir, pour que la trésorerie ne vous surprenne pas.
Carte du processus incluse
Le module apporte sa propre carte : ce que fait l’équipe (photographier, confirmer, approuver, rembourser), ce que fait le système (numéroter, calculer les statuts, alerter, rapprocher) et ce que fait l’IA (lire le reçu et proposer). Il se lie à Banque et rapprochement, Trésorerie, Comptabilité et Projets.
Des réponses pour décider
Ce que votre équipe enregistre ici devient une connaissance de l’organisation : Company Brain pour la direction et People Chat pour l’équipe, selon leur rôle, peuvent renvoyer des réponses pour décider à propos de vos dépenses.
Un contrôle des dépenses, avec une personne aux commandes
La dépense est l’argent de l’organisation et le reçu est un document sensible. C’est pourquoi chaque étape relève d’une personne ayant l’autorisation adéquate et chaque donnée est enregistrée.
Autorisations par rôle : qui déclare, qui approuve et qui gère remboursements et politiques sont des fonctions distinctes.
Chaque organisation ne voit que ses propres données ; les reçus sont dans un espace privé et chaque personne dépose dans son propre dossier.
L’IA ne complète que ce qui est vide et ne remplace jamais ce que vous avez écrit ; les données lues par l’IA exigent votre confirmation.
Personne n’approuve sa propre note de frais, ni celle qu’il a envoyée ou créée, sauf si la politique de l’organisation l’autorise.
Dépenses, notes de frais et remboursements ont leur propre numérotation, un statut et la trace de chaque modification.
Ce que c’est et ce que ce n’est pas
C’est de la gestion de notes de frais avec vérification humaine. L’IA lit et propose, mais ne décide ni n’approuve rien seule.
Les politiques alertent, elles ne bloquent pas : l’approbateur décide avec les alertes sous les yeux.
Cela ne déplace pas d’argent : cela enregistre le remboursement que vous payez, avec son moyen et sa référence.
Aujourd’hui, chaque note de frais concerne une personne et une devise, et les reçus se chargent un par un ; le module ne calcule ni indemnités kilométriques ni indemnités journalières.
Vidéo · 1 min 1 s
Notes de frais, expliqué en vidéo
Lien copié
Lien copié
Narration en français, sous-titres en anglais.
Mode d’emploi
Prenez-le en main en quelques minutes
Lien copié
Lien copié
De la photo du justificatif au remboursement · 25s
Questions fréquentes
Que lit l’IA sur un reçu ?
Le commerçant, l’identifiant fiscal de l’émetteur, la date, le total, la taxe, la devise, le type et le numéro du document. Elle propose aussi la catégorie et le motif de la dépense. Vous vérifiez tout et confirmez avant d’envoyer.
La gestion des notes de frais est-elle facturée ?
Le module est inclus dans l’abonnement. Seule la lecture du reçu par l’IA consomme des crédits d’IA de votre organisation ; enregistrer, déclarer, approuver et rapprocher n’en consomment pas.
Qui approuve une note de frais ?
La personne désignée par la politique en vigueur de votre organisation ou, à défaut, celle qui a l’autorisation d’approuver. Jamais la personne elle-même, sauf si vous l’autorisez. Avec une politique d’approbations, la décision peut aussi se faire par niveaux selon le montant.
Comment se fait le rapprochement avec la banque ?
Les dépenses payées par l’entreprise sont rapprochées des sorties de la banque connectée selon le montant, la date et le commerçant, et vous les liez en un clic. Les débits que personne ne justifie apparaissent dans une liste pour réclamer le reçu ou créer la dépense depuis le débit.
Que se passe-t-il si je charge deux fois le même reçu ?
Remotjob signale la dépense comme doublon possible lorsque le fichier, ou le commerçant, la date et le montant, correspondent. L’alerte reste visible pour la personne et pour l’approbateur.
Les notes de frais n’ont plus à être une corvée de fin de mois
Dites-nous comment vos équipes déclarent aujourd’hui ; nous vous montrerons ce que serait le parcours du reçu au remboursement dans Remotjob.
