Projekte und Stunden: von der geleisteten Aufgabe zur Rechnung an den Kunden
Remotjob organisiert die Dienstleistungsprojekte Ihres Unternehmens: Aufgaben auf einem Board, vom Team erfasste Stunden, Freigabe durch die Projektleitung, Kosten und Marge im Blick und ein Rechnungsentwurf mit den freigegebenen Stunden. Ihr Team kann Stunden mit eigenen Worten erfassen; die KI schlägt vor, eine Person bestätigt.
Geleistete Stunden gehen zwischen Tabellen und Nachrichten verloren
Wenn die Aufgaben an einer Stelle liegen, die Stunden in einer Tabelle und die Rechnung woanders, weiß niemand, was ein Projekt wirklich gekostet hat und wie viele Stunden unberechnet blieben. Remotjob führt Projekt, Aufgaben, Stunden, Freigabe und Rechnung in einem Ablauf zusammen, damit jede geleistete Stunde zu einer berechneten Stunde werden kann.
Vom Projekt zur Rechnung in sechs Schritten
Ein durchgängiger Ablauf in der Plattform, ohne Daten von einem Werkzeug ins andere zu kopieren.
1
Projekt anlegen
Legen Sie Kunde, die freigebende Projektleitung, den Verkaufsstundensatz, die budgetierten Stunden und die Termine fest. Jedes Projekt erhält eine eigene Nummer und startet mit einem Board aus vier Phasen.
2
Aufgaben organisieren
Ziehen Sie Aufgaben durch die Phasen des Boards, mit Unteraufgaben, Verantwortlichen, Fälligkeit, Priorität, geschätzten Stunden und Kommentaren.
3
Stunden erfassen
Jede Person trägt ihre Zeit in einem Wochenzettel ein, mit einer Stoppuhr oder in eigenen Worten, damit die KI die Zeilen aufbaut. Sie werden vor dem Speichern geprüft und bestätigt.
4
Einreichen und freigeben
Die Stunden gehen vom Entwurf zu „eingereicht“, und die Projektleitung gibt sie frei oder weist sie mit Begründung zurück. Niemand gibt eigene Stunden frei.
5
Kosten und Marge sehen
Vergleichen Sie geschätzte und tatsächliche Stunden, Teamkosten, abrechenbaren Betrag und Marge jedes Projekts samt Fortschritt.
6
Kunden berechnen
Freigegebene, abrechenbare Stunden werden nach Aufgabe oder Person gruppiert und landen in einem Entwurf einer Handelsrechnung, bereit zum Ausstellen und Einziehen im Shop.
Was enthalten ist
Aufgabenboard
Umbenennbare Phasen, Unteraufgaben, Labels, Fälligkeiten und Kommentare. Eine Aufgabe in die letzte Phase zu ziehen, schließt sie ab.
Meine Stunden
Wochenzettel und Stoppuhr für jedes Teammitglied, mit aufgerundeter Zeit und einer Obergrenze von 24 Stunden pro Tag. Eine vergessene Stoppuhr wird zur Prüfung markiert.
Mit KI erfassen
Sie schreiben „gestern 3 Std. am Angebot für Acme und 1 Std. Design-Meeting“, und die KI schlägt Zeilen mit Projekt, Aufgabe, Datum und Stunden vor. Sie sieht nur Projekte, die Sie sehen, erfindet keine Projekte und speichert nichts, bis Sie bestätigen. Nur dieser Teil verbraucht KI-Guthaben.
Freigabe mit Kontrolle
Die Projektleitung gibt frei oder lehnt mit Begründung ab, und niemand gibt Stunden frei, die er erfasst, eingereicht oder bearbeitet hat. Wenn Ihre Organisation es festlegt, können Stunden mehrstufige Freigaben durchlaufen.
Sätze, Kosten und Marge
Ein Kostensatz pro Stunde für jede Person und ein Verkaufssatz pro Projekt oder Person. Remotjob berechnet Kosten, abrechenbaren Betrag, Marge und Fortschritt und weist Stunden ohne Satz getrennt aus.
Budget, Periodenabschluss und Erinnerungen
Ein Geldbudget mit E-Mail-Warnungen an die Projektleitung bei 80 % und 100 %, ein Periodenabschluss, damit alte Stunden nicht mehr bearbeitet werden, und eine wöchentliche Erinnerung an alle mit nicht eingereichten Stunden.
Abrechnung der Stunden
Eine Rechnung pro Projekt oder eine gemeinsame für mehrere Projekte desselben Kunden und derselben Währung. Wird die Rechnung storniert, sind die Stunden wieder abzurechnen.
Mit Ihren anderen Modulen verbunden
Aus einer gewonnenen CRM-Opportunity legen Sie das Projekt mit bereits gefüllten Daten an, und die Rechnung lebt im Shop samt Zahlungen und Kundenkonto. Was Ihr Team hier erfasst, wird zu Wissen: Company Brain für die Geschäftsführung und People Chat für das Team je nach Rolle liefern es als Antworten, etwa wie viele Stunden ein Projekt braucht oder welche Marge es lässt.
Prozesslandkarte inklusive
Das Modul bringt seinen Reiter „Prozessablauf“ mit dem ganzen Weg mit: was Ihr Team tut (anlegen, erfassen, freigeben), was das System tut (berechnen, Rechte anwenden, abrechnen) und was die KI tut (Stundenzeilen vorschlagen).
Kontrolle über Stunden, Sätze und Rechnungen
Stunden sind Geld: Deshalb hat jeder Schritt eine verantwortliche Person, eine Berechtigung und ein Protokoll.
Berechtigungen nach Rolle: Projekte ansehen, verwalten, Stunden freigeben sowie Sätze sehen oder abrechnen sind getrennte Rechte.
Kosten- und Verkaufssätze sehen nur Administrierende oder die Projektleitung sowie Personen mit Abrechnungsrecht.
Jede Organisation sieht nur ihre eigenen Daten: Der Kunde erhält Zugriff weder auf Ihr Projekt noch auf Ihre Sätze, er erhält die Rechnung.
Jede Stundenzeile behält ihren Status (Entwurf, eingereicht, freigegeben, abgelehnt, abgerechnet) und wer sie angelegt, eingereicht, bearbeitet und freigegeben hat.
Die KI schlägt nur Zeilen vor: Eine Person prüft und bestätigt sie, und die KI erreicht keine Projekte, die Sie nicht sehen.
Niemand gibt eigene Stunden frei, und der Periodenabschluss verhindert die Bearbeitung bereits abgeschlossener Stunden.
Was es ist und was nicht
Es ist Verwaltung von Dienstleistungsprojekten mit Stunden, Kosten und Abrechnung. Eine Gantt-Ansicht, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und Projektvorlagen sind noch nicht enthalten.
Festpreise, Meilensteine und Anzahlungen gibt es noch nicht: Die Rechnung entsteht aus den freigegebenen Stunden.
Die Rechnung ist ein internes Handelsdokument; das offizielle Steuerdokument stellen Sie weiterhin in Ihrem Steuersystem aus.
Die Sätze werden in der Währung des jeweiligen Projekts geführt und nicht zwischen Währungen umgerechnet.
Eine Stornierung der Rechnung setzt die Stunden auf „abzurechnen“ zurück; eine Gutschrift tut das nicht.
Video · 1 Min. 2 Sek.
Projekte und Stunden – im Video erklärt
Link kopiert
Link kopiert
Sprecher auf Deutsch, Untertitel auf Englisch.
So funktioniert es
In wenigen Minuten verstanden
Link kopiert
Link kopiert
Von der Arbeitsstunde zur Kundenrechnung · 25Sek.
Häufige Fragen
Wer kann Stunden erfassen?
Jedes Teammitglied erfasst die eigenen Stunden unter „Meine Stunden“, ohne Administrationsrechte. Wer Projekte verwaltet und wer Stunden freigibt, hat zusätzliche Berechtigungen.
Wie funktioniert die Stundenerfassung mit KI?
Sie schreiben in eigenen Worten, woran Sie gearbeitet haben, und die KI schlägt Zeilen mit Projekt, Aufgabe, Datum, Stunden und Beschreibung vor. Sie korrigieren und bestätigen; ohne Ihre Bestätigung wird nichts gespeichert. Es ist in der Mitgliedschaft enthalten, und die KI verbraucht KI-Guthaben.
Kann ich meine eigenen Stunden freigeben?
Nein. Wer eine Zeile erfasst, eingereicht oder bearbeitet hat, kann sie nicht freigeben. Die Freigabe erfolgt durch die Projektleitung oder eine andere berechtigte Person und kann mehrere Stufen haben, wenn Ihre Organisation sie festlegt.
Wie wird aus Stunden eine Rechnung?
Remotjob nimmt die freigegebenen, abrechenbaren Stunden ohne Rechnung, gruppiert sie nach Aufgabe oder Person und erstellt einen Entwurf einer Handelsrechnung. Sie stellen sie im Shop aus und ziehen sie ein; das Steuerdokument stellen Sie weiterhin in Ihrem Steuersystem aus.
Sieht der Kunde mein Projekt und meine Sätze?
Nein. Projekte und Sätze gehören Ihrer Organisation, und kein Kunde kann sie sehen. Der Kunde erhält die Rechnung.
Jede geleistete Stunde bis zur Rechnung bringen
Erzählen Sie uns, wie Sie mit Ihren Kunden arbeiten und wie Sie Ihre Zeit abrechnen; wir zeigen Ihnen, wie Ihr Ablauf für Projekte und Stunden in Remotjob aussähe.
