Commercial · Facturation commerciale et recouvrement
Facturation commerciale et recouvrement : de la commande confirmée au paiement enregistré
Remotjob conclut la vente de votre Boutique : vous confirmez la commande, émettez la facture, l’envoyez au client par e-mail avec son PDF et un lien sécurisé, enregistrez le paiement et suivez le solde de chaque client. Un assistant IA rédige les relances de paiement, et une personne de votre équipe les relit et les envoie.
Vendre, c’est la moitié du travail : l’autre moitié, c’est d’être payé
Des factures dans un tableur, des paiements que personne ne sait rattacher à une facture et des clients en retard découverts trop tard. Remotjob réunit commande, facture, paiement et recouvrement dans un seul parcours, avec le solde de chaque client toujours visible et la décision finale laissée à une personne.
De la commande au paiement, en six étapes
Un parcours continu dans la Boutique, sans recopier de données d’un outil à l’autre.
1
Confirmez la commande
Le devis accepté devient une commande confirmée, avec ses quantités, prix, remises et délai de paiement.
2
Émettez la facture
Facturez toute la commande ou seulement une partie, selon ce qui a été livré ou reste en attente. Chaque facture reprend la numérotation propre à votre organisation.
3
Envoyez-la au client
Le client reçoit un e-mail avec la facture en PDF et un lien sécurisé où il voit son solde, télécharge le document et trouve les coordonnées pour payer par virement.
4
Enregistrez le paiement
Notez chaque paiement reçu et affectez-le à une ou plusieurs factures. Si le client ne paie qu’une partie, la facture conserve son solde restant dû.
5
Relancez ce qui est échu
L’assistant de recouvrement rédige la relance sur le ton choisi, votre équipe la relit et l’envoie. Ou laissez le calendrier de relances prévenir à votre place.
6
Vérifiez soldes et comptabilité
Consultez les créances par ancienneté et le compte courant de chaque client. Chaque vente, paiement, avoir et retour génère ses écritures comptables.
Ce qui est inclus
Facturation totale ou partielle et avoirs
Factures internes avec numérotation propre, pour toute la commande ou pour les quantités restantes. En cas d’erreur ou de retour, l’avoir corrige la facture d’origine.
Paiements reçus et répartition entre factures
Enregistrez chaque paiement et laissez Remotjob le répartir entre plusieurs factures, en commençant par la plus proche de l’échéance. Un paiement partiel est aussi enregistré, avec son solde.
Retours avec solde créditeur
Quand un client retourne une marchandise déjà payée, le montant devient un solde créditeur que vous pouvez imputer à d’autres factures.
Créances et compte courant du client
Ancienneté de la dette par tranches (à jour, 1-30, 31-60, 61-90 et plus de 90 jours) et tout le mouvement de chaque client : factures, paiements, avoirs et solde.
Assistant de recouvrement par IA
L’IA rédige la relance d’une facture échue sur un ton cordial, ferme ou de dernier avis. Une personne de votre équipe la relit, l’ajuste et l’envoie : rien ne part tout seul.
Facture par e-mail avec PDF et lien sécurisé
Modèle d’e-mail modifiable par votre organisation en 6 langues, et un journal des envois avec l’état de livraison de chacun. L’envoi automatique à l’émission est facultatif.
Relances de paiement automatiques
Construisez votre calendrier de recouvrement : jours avant et après l’échéance, un plafond par facture et votre heure locale. Elles s’arrêtent d’elles-mêmes quand la facture est payée ou annulée, et vous pouvez marquer un client « ne pas relancer ». Elles sont désactivées tant que vous ne les activez pas.
Écritures comptables et connaissance pour décider
Ventes, paiements, avoirs et retours génèrent leurs écritures comptables. Et ce que votre équipe enregistre ici devient une connaissance que Company Brain (pour la direction) et People Chat (pour l’équipe, selon son rôle) restituent sous forme de réponses.
Carte du processus et liens avec d’autres modules
Le module apporte sa carte du processus : ce que fait votre équipe, ce que fait le système et ce que fait l’IA. Il se relie à la Boutique, au Stock et à la Finance pour que commande, livraison, facture et encaissement racontent la même histoire.
Contrôle et traçabilité à chaque encaissement
Les créances sont une information sensible de l’entreprise. C’est pourquoi chaque étape est enregistrée, chaque personne ne voit que ce que son rôle permet, et l’IA n’agit jamais sans une personne.
Droits par rôle : qui facture, qui enregistre les paiements et qui consulte seulement peuvent être des personnes différentes.
Chaque organisation ne voit que ses propres factures, paiements et clients.
Journal de chaque envoi et de chaque modification, avec son état de livraison.
L’IA rédige seulement ; une personne de votre équipe relit et envoie chaque relance.
Le lien de consultation de la facture est sécurisé et ne montre que le document de ce client.
Les relances automatiques s’arrêtent quand la facture est payée, annulée ou mise en pause.
Ce que c’est et ce que ce n’est pas
C’est la facture interne de votre activité commerciale. Ce n’est pas un document fiscal électronique : celui-ci continue d’être émis dans le système fiscal de votre entreprise.
Le client paie par virement avec les coordonnées affichées dans le lien. Aujourd’hui, le lien ne propose pas de paiement par carte en ligne.
L’IA rédige les relances ; elle ne les envoie pas et ne décide pas qui relancer. Les relances automatiques ne fonctionnent que si votre organisation les active.
S’appuie sur la vente de la Boutique : sans commande ni client enregistrés, il n’y a pas de parcours de recouvrement.
Questions fréquentes
Cette facture remplace-t-elle le document fiscal électronique ?
Non. C’est la facture interne avec laquelle vous travaillez : client, lignes, taxes, solde et paiements. Le document fiscal continue d’être émis dans le système fiscal de votre entreprise.
Puis-je facturer seulement une partie d’une commande ?
Oui. Vous pouvez facturer toute la commande ou seulement les quantités restantes, et la commande passe à « facturée » quand il ne reste plus rien à facturer. Chaque facture reprend la numérotation propre à votre organisation.
Que voit le client en recevant la facture ?
Il reçoit un e-mail avec le PDF joint et un lien sécurisé. Il y voit son solde, télécharge le document et trouve les coordonnées de virement pour payer. Il peut ne payer qu’une partie si votre organisation l’autorise.
Des relances partent-elles sans que je le décide ?
Seulement si vous activez le calendrier de relances, qui est désactivé par défaut. L’assistant IA, lui, laisse toujours le texte à une personne pour relecture et envoi.
Que se passe-t-il quand un paiement couvre plusieurs factures ?
Remotjob répartit le paiement entre les factures du client, en commençant par la plus proche de l’échéance, et met à jour chaque solde. Si vous préférez, vous pouvez l’affecter manuellement.
Concluez la vente et encaissez sans perdre le fil
Dites-nous comment vous facturez et encaissez aujourd’hui ; nous vous montrerons à quoi ressemblerait ce parcours dans Remotjob.
