Vertrieb · Kundenabrechnung und Forderungsmanagement
Kundenabrechnung und Forderungsmanagement: vom bestätigten Auftrag zur verbuchten Zahlung
Remotjob schließt den Verkauf in Ihrem Shop ab: Sie bestätigen den Auftrag, stellen die Rechnung aus, senden sie dem Kunden per E-Mail mit PDF und sicherem Link, erfassen die Zahlung und behalten den Saldo jedes Kunden im Blick. Ein KI-Assistent formuliert die Zahlungserinnerungen, und eine Person Ihres Teams prüft und versendet sie.
Verkaufen ist die halbe Arbeit: die andere Hälfte ist das Kassieren
Rechnungen in einer Tabelle, Zahlungen, die niemand einer Rechnung zuordnen kann, und säumige Kunden, die man zu spät bemerkt. Remotjob verbindet Auftrag, Rechnung, Zahlung und Mahnwesen in einem einzigen Ablauf, mit dem Saldo jedes Kunden stets im Blick und der Entscheidung bei einer Person.
Vom Auftrag zur Zahlung in sechs Schritten
Ein durchgehender Ablauf im Shop, ohne Daten zwischen Werkzeugen zu kopieren.
1
Auftrag bestätigen
Das angenommene Angebot wird zum bestätigten Auftrag, mit Mengen, Preisen, Rabatten und Zahlungsziel.
2
Rechnung ausstellen
Rechnen Sie den ganzen Auftrag oder nur einen Teil ab, je nach Lieferung oder offener Menge. Jede Rechnung erhält die eigene Nummerierung Ihrer Organisation.
3
An den Kunden senden
Der Kunde erhält eine E-Mail mit der Rechnung als PDF und einem sicheren Link, über den er den Saldo sieht, das Dokument herunterlädt und die Daten für die Überweisung findet.
4
Zahlung erfassen
Erfassen Sie jede eingegangene Zahlung und ordnen Sie sie einer oder mehreren Rechnungen zu. Zahlt der Kunde nur einen Teil, bleibt der Rest der Rechnung offen.
5
Überfälliges einfordern
Der Inkasso-Assistent formuliert die Erinnerung im gewünschten Ton, Ihr Team prüft und versendet sie. Oder der Erinnerungskalender benachrichtigt für Sie.
6
Salden und Buchhaltung prüfen
Sehen Sie die offenen Forderungen nach Alter und das Kundenkonto jedes Kunden ein. Jeder Verkauf, jede Zahlung, Gutschrift und Rücksendung erzeugt ihre Buchungssätze.
Das ist enthalten
Voll- oder Teilrechnung und Gutschriften
Interne Rechnungen mit eigener Nummerierung, für den ganzen Auftrag oder für die offenen Mengen. Bei einem Fehler oder einer Rücksendung korrigiert die Gutschrift die ursprüngliche Rechnung.
Zahlungseingänge und Verteilung auf Rechnungen
Erfassen Sie jede Zahlung und lassen Sie Remotjob sie auf mehrere Rechnungen verteilen, zuerst auf die früher fällige. Auch eine Teilzahlung wird mit ihrem Restsaldo erfasst.
Rücksendungen mit Guthaben
Gibt ein Kunde bereits bezahlte Ware zurück, bleibt der Betrag als Guthaben bestehen, das Sie auf andere Rechnungen anrechnen können.
Forderungen und Kundenkonto
Altersstruktur der Forderungen in Stufen (nicht fällig, 1-30, 31-60, 61-90 und über 90 Tage) sowie alle Bewegungen jedes Kunden: Rechnungen, Zahlungen, Gutschriften und Saldo.
KI-Assistent für das Mahnwesen
Die KI formuliert die Erinnerung zu einer überfälligen Rechnung freundlich, bestimmt oder als letzte Mahnung. Eine Person Ihres Teams prüft, passt an und versendet: nichts geht von allein hinaus.
Rechnung per E-Mail mit PDF und sicherem Link
E-Mail-Vorlage, die Ihre Organisation in 6 Sprachen bearbeiten kann, und ein Versandprotokoll mit dem Zustellstatus jeder Nachricht. Der automatische Versand bei Ausstellung ist optional.
Automatische Zahlungserinnerungen
Stellen Sie Ihren Mahnkalender zusammen: Tage vor und nach der Fälligkeit, eine Obergrenze je Rechnung und Ihre Ortszeit. Sie enden von selbst, sobald die Rechnung bezahlt oder storniert ist, und Sie können einen Kunden auf „nicht erinnern“ setzen. Sie sind ausgeschaltet, bis Sie sie aktivieren.
Buchungssätze und Wissen für Entscheidungen
Verkäufe, Zahlungen, Gutschriften und Rücksendungen erzeugen ihre Buchungssätze. Und was Ihr Team hier erfasst, wird zu Wissen, das Company Brain (für die Geschäftsleitung) und People Chat (für das Team, je nach Rolle) als Antworten liefern.
Prozesslandkarte und Verknüpfung mit anderen Modulen
Das Modul bringt seine Prozesslandkarte mit: was Ihr Team tut, was das System tut und was die KI tut. Es ist mit Shop, Lager und Finanzen verknüpft, damit Auftrag, Lieferung, Rechnung und Zahlungseingang dieselbe Geschichte erzählen.
Kontrolle und Nachvollziehbarkeit bei jeder Forderung
Offene Forderungen sind sensible Geschäftsinformationen. Deshalb wird jeder Schritt protokolliert, jede Person sieht nur, was ihre Rolle erlaubt, und die KI handelt nie ohne einen Menschen.
Rechte nach Rolle: Wer abrechnet, wer Zahlungen erfasst und wer nur einsieht, können verschiedene Personen sein.
Jede Organisation sieht ausschließlich ihre eigenen Rechnungen, Zahlungen und Kunden.
Protokoll jedes Versands und jeder Änderung, mit Zustellstatus.
Die KI formuliert nur; eine Person Ihres Teams prüft und versendet jede Erinnerung.
Der Abruflink der Rechnung ist sicher und zeigt nur das Dokument dieses Kunden.
Automatische Erinnerungen enden, wenn die Rechnung bezahlt, storniert oder pausiert wird.
Was es ist und was nicht
Es ist die interne Rechnung Ihres Vertriebsgeschäfts. Es ist kein elektronisches Steuerdokument: Dieses wird weiterhin im Steuersystem Ihres Unternehmens ausgestellt.
Der Kunde zahlt per Überweisung mit den im Link angezeigten Daten. Der Link bietet derzeit keine Online-Kartenzahlung an.
Die KI formuliert Erinnerungen; sie versendet sie nicht und entscheidet nicht, wen sie betreffen. Automatische Erinnerungen funktionieren nur, wenn Ihre Organisation sie einschaltet.
Baut auf dem Verkauf im Shop auf: Ohne erfassten Auftrag und Kunden gibt es keinen Forderungsablauf.
Häufige Fragen
Ersetzt diese Rechnung das elektronische Steuerdokument?
Nein. Es ist die interne Rechnung, mit der Sie arbeiten: Kunde, Positionen, Steuern, Saldo und Zahlungen. Das Steuerdokument wird weiterhin im Steuersystem Ihres Unternehmens ausgestellt.
Kann ich nur einen Teil eines Auftrags abrechnen?
Ja. Sie können den ganzen Auftrag oder nur die offenen Mengen abrechnen; der Auftrag gilt als abgerechnet, sobald nichts mehr offen ist. Jede Rechnung erhält die eigene Nummerierung Ihrer Organisation.
Was sieht der Kunde, wenn er die Rechnung erhält?
Er erhält eine E-Mail mit angehängtem PDF und einem sicheren Link. Dort sieht er den Saldo, lädt das Dokument herunter und findet die Überweisungsdaten. Er kann nur einen Teil zahlen, wenn Ihre Organisation das erlaubt.
Werden Erinnerungen gesendet, ohne dass ich das entscheide?
Nur wenn Sie den Erinnerungskalender einschalten, der ausgeschaltet geliefert wird. Der KI-Assistent hingegen überlässt den Text immer einer Person zur Prüfung und zum Versand.
Was geschieht, wenn eine Zahlung mehrere Rechnungen deckt?
Remotjob verteilt die Zahlung auf die Rechnungen des Kunden, zuerst auf die früher fällige, und aktualisiert jeden Saldo. Auf Wunsch ordnen Sie sie manuell zu.
Verkauf abschließen und kassieren, ohne den Faden zu verlieren
Erzählen Sie uns, wie Sie heute abrechnen und einfordern; wir zeigen Ihnen, wie dieser Ablauf in Remotjob aussähe.
