Spesenabrechnung: Beleg fotografieren, die KI liest die Daten aus
Jede Person fotografiert den Beleg mit dem Smartphone, und Remotjob liest mit KI Händler, Datum, Betrag, Steuer und Kategorie aus. Danach erstellt es die Abrechnung, schickt sie zur Genehmigung, erfasst die Erstattung und gleicht sie mit der angebundenen Bank ab. Sie prüfen und bestätigen; die KI macht nur Vorschläge.
Belege in der Tasche, Tabelle zum Monatsende und eine Bankbuchung ohne Beleg
Spesen abzurechnen heißt oft: zerknitterte Zettel sammeln, Beträge in eine Tabelle tippen, Genehmigungen per E-Mail hinterherlaufen und Monate später eine Bankbuchung entdecken, die niemand zuordnen kann. Remotjob führt Belegfoto, Abrechnung, Genehmigung, Erstattung und Bankabgleich in einem Ablauf zusammen, mit klaren Ausgabenregeln für die ganze Organisation.
Vom Beleg zur Erstattung in sechs Schritten
Für das Smartphone gedacht: Wer Geld ausgibt, erfasst es sofort, ohne auf das Monatsende zu warten.
1
Beleg fotografieren
Am Smartphone öffnen Sie die Rückkamera und fotografieren Quittung, Rechnung oder Ticket. Sie können auch eine Datei oder ein PDF anhängen. Der Beleg wird in einem privaten Speicher Ihrer Organisation abgelegt.
2
Die KI liest und schlägt vor
Sie liest Händler, Steuernummer des Ausstellers, Datum, Gesamtbetrag, Steuer, Währung sowie Art und Nummer des Dokuments und schlägt Kategorie und Zweck vor. Sie füllt nur Leeres aus: Was Sie eingetragen haben, überschreibt sie nie.
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Prüfen und bestätigen
Sie korrigieren, was nötig ist, geben an, ob die Person oder das Unternehmen gezahlt hat, die Zahlungsart und, falls Sie Projekte nutzen, das Projekt. Mit «Ich habe die Daten geprüft und bestätige» geben Sie sie frei: Ohne diese Bestätigung wird keine Abrechnung mit KI-gelesenen Daten eingereicht.
4
Abrechnung erstellen und einreichen
Sie fassen Ihre noch nicht abgerechneten Ausgaben (eine Person, eine Währung) zu einer Abrechnung zusammen und reichen sie ein. Solange sie eingereicht oder genehmigt ist, sind ihre Ausgaben gesperrt, damit sich nichts darunter ändert.
5
Genehmigung mit klaren Regeln
Genehmigen darf, wen die Richtlinie Ihrer Organisation bestimmt oder wer die Berechtigung hat, nie die Person selbst, es sei denn, Sie erlauben es. Eine Ablehnung braucht einen Kommentar; die einreichende Person korrigiert und reicht erneut ein. Bei Bedarf kann die Genehmigung nach Betrag in Stufen laufen.
6
Erstattung und Abschluss
Für das, was die Person bezahlt hat, erfassen Sie die Erstattung mit Betrag, Datum, Zahlungsart und Referenz und können sie mit der Bankausgabe verknüpfen. Ist alles erstattet, schließt sich die Abrechnung von selbst.
Das ist enthalten
KI-Belegerkennung
Händler, Steuernummer, Datum, Gesamtbetrag, Steuer, Währung, Dokumentart und -nummer sowie eine vorgeschlagene Kategorie. Die Person prüft und bestätigt immer, was die KI gelesen hat.
Von der Person oder vom Unternehmen bezahlt
Was die Person zahlt, ist erstattungsfähig; was das Unternehmen per Karte oder Konto zahlt, löst keine Erstattung aus und wird mit der Bank abgeglichen. Eine Abrechnung ohne Erstattbares schließt mit der Genehmigung.
Warnung bei möglichem Duplikat
Remotjob markiert eine Ausgabe, wenn eine andere der Organisation dieselbe Datei oder denselben Händler, dasselbe Datum und denselben Betrag hat, damit nichts doppelt abgerechnet wird.
Ausgabenrichtlinien, die warnen
Obergrenze pro Ausgabe und pro Kategorie, Belegpflicht ab einem Betrag, erlaubte Kategorien und Abrechnungsfrist. Die Richtlinien warnen, und die genehmigende Person sieht die Zahl der Hinweise; sie blockieren den Vorgang nicht. E-Mail-Erinnerungen helfen, rechtzeitig abzurechnen und keine Abrechnung unentschieden liegen zu lassen.
Abgleich mit der angebundenen Bank
Jede vom Unternehmen bezahlte Ausgabe wird nach Betrag, Datum und Ähnlichkeit des Händlers mit einer Bankausgabe abgeglichen, samt Übereinstimmungswert. Das Verknüpfen ist ein Klick, und eine Bankbewegung belegt höchstens eine Ausgabe.
Ausgabe aus einer unbelegten Buchung
Remotjob listet die Bankbuchungen auf, die keine Ausgabe, Erstattung, Lieferantenzahlung und keine Einkaufsrechnung belegt. Mit einem Klick erstellen Sie aus der Buchung die Ausgabe und hängen den fehlenden Beleg an.
Offene Erstattungen in der Treasury
Eine genehmigte, noch nicht bezahlte Erstattung fließt als bevorstehende Auszahlung in die Prognose der Treasury ein, damit die Liquidität Sie nicht überrascht.
Prozesslandkarte inklusive
Das Modul bringt seine eigene Landkarte mit: was das Team tut (fotografieren, bestätigen, genehmigen, erstatten), was das System tut (nummerieren, Status berechnen, warnen, abgleichen) und was die KI tut (Beleg lesen und vorschlagen). Es ist mit Bank und Abgleich, Treasury, Buchhaltung und Projekten verknüpft.
Antworten für Entscheidungen
Was Ihr Team hier erfasst, wird zu Wissen der Organisation: Company Brain für die Geschäftsführung und People Chat für das Team, je nach Rolle, können Antworten zu Ihren Ausgaben liefern, auf deren Grundlage Sie entscheiden.
Ausgabenkontrolle, mit einem Menschen am Steuer
Ausgaben sind Geld der Organisation, und ein Beleg ist ein sensibles Dokument. Deshalb liegt jeder Schritt bei einer Person mit der passenden Berechtigung, und jede Angabe wird festgehalten.
Berechtigungen nach Rolle: Wer abrechnet, wer genehmigt und wer Erstattungen und Richtlinien verwaltet, sind getrennte Aufgaben.
Jede Organisation sieht nur ihre eigenen Daten; Belege liegen in einem privaten Speicher, und jede Person lädt in ihren eigenen Ordner hoch.
Die KI füllt nur Leeres aus und ersetzt nie, was Sie geschrieben haben; KI-gelesene Daten brauchen Ihre Bestätigung.
Niemand genehmigt die eigene Abrechnung oder eine, die er eingereicht oder erstellt hat, es sei denn, die Richtlinie der Organisation erlaubt es.
Ausgaben, Abrechnungen und Erstattungen haben eigene Nummern, einen Status und ein Protokoll jeder Änderung.
Was es ist und was nicht
Es ist Spesenabrechnung mit menschlicher Prüfung. Die KI liest und schlägt vor, entscheidet oder genehmigt aber nichts von allein.
Richtlinien warnen, sie blockieren nicht: Die genehmigende Person entscheidet mit den Hinweisen vor Augen.
Es bewegt kein Geld: Es erfasst die Erstattung, die Sie auszahlen, mit Zahlungsart und Referenz.
Heute gilt jede Abrechnung für eine Person und eine Währung, und Belege werden einzeln hochgeladen; Kilometergeld und Tagespauschalen berechnet es nicht.
Video · 59 Sek.
Spesenabrechnung – im Video erklärt
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Sprecher auf Deutsch, Untertitel auf Englisch.
So funktioniert es
In wenigen Minuten verstanden
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Vom Belegfoto zur erstatteten Ausgabe · 25Sek.
Häufige Fragen
Was liest die KI von einem Beleg aus?
Händler, Steuernummer des Ausstellers, Datum, Gesamtbetrag, Steuer, Währung sowie Art und Nummer des Dokuments. Außerdem schlägt sie Kategorie und Zweck der Ausgabe vor. Sie prüfen alles und bestätigen vor dem Einreichen.
Kostet die Spesenabrechnung extra?
Das Modul ist in der Mitgliedschaft enthalten. Nur das Lesen des Belegs mit KI verbraucht KI-Guthaben Ihrer Organisation; Erfassen, Abrechnen, Genehmigen und Abgleichen verbrauchen keines.
Wer genehmigt eine Abrechnung?
Wen die geltende Richtlinie Ihrer Organisation bestimmt oder, falls niemand bestimmt ist, wer die Genehmigungsberechtigung hat. Nie die Person selbst, es sei denn, Sie erlauben es. Mit einer Genehmigungsrichtlinie kann auch nach Betrag in Stufen entschieden werden.
Wie wird mit der Bank abgeglichen?
Vom Unternehmen bezahlte Ausgaben werden nach Betrag, Datum und Händler mit den Ausgängen der angebundenen Bank abgeglichen, und Sie verknüpfen sie mit einem Klick. Buchungen, die niemand belegt, erscheinen in einer Liste, damit Sie den Beleg anfordern oder die Ausgabe aus der Buchung erstellen können.
Was passiert, wenn ich denselben Beleg zweimal hochlade?
Remotjob markiert die Ausgabe als mögliches Duplikat, wenn die Datei oder Händler, Datum und Betrag übereinstimmen. Der Hinweis bleibt für die Person und für die genehmigende Stelle sichtbar.
Spesenabrechnung muss keine Aufgabe zum Monatsende sein
Erzählen Sie uns, wie Ihre Teams heute abrechnen; wir zeigen Ihnen, wie der Weg vom Beleg zur Erstattung in Remotjob aussähe.
