Prestação de contas de despesas: tire a foto do recibo e a IA lê os dados
Cada pessoa fotografa o recibo com o celular e a Remotjob lê com IA o estabelecimento, a data, o valor, o imposto e a categoria. Depois monta a prestação de contas, envia para aprovação, registra o reembolso e confere com o banco conectado. Você revisa e confirma; a IA apenas sugere.
Recibos no bolso, planilha no fim do mês e uma cobrança do banco sem comprovante
Prestar contas de despesas costuma significar juntar papéis amassados, digitar valores numa planilha, cobrar aprovações por e-mail e, meses depois, descobrir uma cobrança no banco que ninguém sabe explicar. A Remotjob reúne a foto do recibo, a prestação de contas, a aprovação, o reembolso e a conciliação com o banco em um só fluxo, com regras de gasto claras para toda a organização.
Do recibo ao reembolso, em seis passos
Pensado para o celular: quem gasta registra na hora, sem esperar o fim do mês.
1
Tire a foto do recibo
Pelo celular você abre a câmera traseira e fotografa o recibo, a nota ou o ticket. Também é possível anexar um arquivo ou um PDF. O recibo fica guardado em um repositório privado da sua organização.
2
A IA lê e sugere
Lê o estabelecimento, o identificador fiscal do emissor, a data, o total, o imposto, a moeda, o tipo e o número do documento, e sugere a categoria e a finalidade. Só preenche o que está vazio: nunca sobrescreve o que você digitou.
3
Revise e confirme
Você corrige o que for preciso, informa se a pessoa ou a empresa pagou, a forma de pagamento e, se usa Projetos, o projeto. Marca «Revisei os dados e confirmo»: sem essa confirmação, uma prestação de contas com dados lidos por IA não é enviada.
4
Monte e envie a prestação de contas
Você agrupa suas despesas ainda não prestadas (de uma pessoa e uma moeda) e envia. Enquanto está enviada ou aprovada, as despesas ficam bloqueadas para que nada mude por baixo.
5
Aprovação com regras claras
Aprova quem a política da sua organização designar, ou quem tiver a permissão, e nunca a própria pessoa, a menos que você permita. Rejeitar exige um comentário; quem prestou contas corrige e reenvia. Se precisar, a aprovação pode ser em níveis conforme o valor.
6
Reembolso e encerramento
Para o que a pessoa pagou, registra-se o reembolso com valor, data, forma e referência, e é possível vinculá-lo à saída no banco. Quando tudo é reembolsado, a prestação de contas se encerra sozinha.
O que está incluído
Leitura de recibos com IA
Estabelecimento, identificador fiscal, data, total, imposto, moeda, tipo e número do documento, mais uma categoria sugerida. A pessoa sempre revisa e confirma o que a IA leu.
Pago pela pessoa ou pela empresa
O que a pessoa paga é reembolsável; o que a empresa paga com cartão ou conta não gera reembolso e é conciliado com o banco. Uma prestação de contas sem nada reembolsável se encerra ao ser aprovada.
Aviso de possível duplicidade
A Remotjob sinaliza a despesa se outra da organização tiver o mesmo arquivo ou o mesmo estabelecimento, data e valor, para não prestar contas duas vezes da mesma coisa.
Políticas de gasto que avisam
Limite por despesa e por categoria, recibo obrigatório acima de um valor, categorias permitidas e prazo para prestar contas. As políticas avisam e o aprovador vê a contagem de avisos; não bloqueiam a operação. Lembretes por e-mail ajudam a prestar contas no prazo e a não deixar prestações sem decisão.
Conciliação com o banco conectado
Cada despesa paga pela empresa é cruzada com a saída do banco por valor, data e semelhança do estabelecimento, com uma pontuação de correspondência. Vincular leva um clique e um lançamento do banco respalda no máximo uma despesa.
Despesa a partir de uma cobrança sem comprovante
A Remotjob lista as cobranças do banco que nenhuma despesa, reembolso, pagamento a fornecedor ou nota de compra respalda. Com um clique você cria a despesa a partir da cobrança e anexa o recibo que falta.
Reembolsos pendentes na Tesouraria
O reembolso aprovado e ainda não pago entra na projeção da Tesouraria como uma saída próxima, para o caixa não pegar você de surpresa.
Mapa do processo incluído
O módulo traz o seu mapa: o que a equipe faz (fotografar, confirmar, aprovar, reembolsar), o que o sistema faz (numerar, calcular estados, avisar, conciliar) e o que a IA faz (ler o recibo e sugerir). Vincula-se com Banco e conciliação, Tesouraria, Contabilidade e Projetos.
Respostas para decidir
O que sua equipe registra aqui vira conhecimento da organização: o Company Brain para a gerência e o People Chat para a equipe, conforme o papel de cada um, podem devolver respostas para decidir sobre suas despesas.
Controle do gasto, com uma pessoa no comando
O gasto é dinheiro da organização e o recibo é um documento sensível. Por isso cada etapa fica a cargo de uma pessoa com a permissão adequada e cada dado fica registrado.
Permissões por papel: quem presta contas, quem aprova e quem gerencia reembolsos e políticas são funções distintas.
Cada organização vê apenas os seus dados; os recibos ficam em um repositório privado e cada pessoa envia para a sua própria pasta.
A IA só completa o que está vazio e nunca substitui o que você escreveu; dados lidos por IA exigem a sua confirmação.
Ninguém aprova a própria prestação de contas, nem a que enviou ou criou, a menos que a política da organização permita.
Despesas, prestações de contas e reembolsos têm numeração própria, estado e registro de cada alteração.
O que é e o que não é
É prestação de contas de despesas com revisão humana. A IA lê e sugere, mas não decide nem aprova nada por conta própria.
As políticas avisam, não bloqueiam: o aprovador decide com os avisos à vista.
Não movimenta dinheiro: registra o reembolso que você paga, com forma e referência.
Hoje cada prestação de contas é de uma pessoa e uma moeda, e os recibos são enviados um a um; não calcula quilometragem nem diárias.
Vídeo · 1 min 4 s
Prestação de contas de despesas, explicado em vídeo
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Narração em português com legendas em inglês.
Como se usa
Aprenda a usar em minutos
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Da foto do recibo ao reembolso · 25s
Perguntas frequentes
O que a IA lê de um recibo?
Estabelecimento, identificador fiscal do emissor, data, total, imposto, moeda, tipo e número do documento. Também sugere a categoria e a finalidade da despesa. Você revisa tudo e confirma antes de enviar.
Há cobrança por prestar contas de despesas?
O módulo está incluído na assinatura. Apenas a leitura do recibo com IA consome créditos de IA da sua organização; registrar, prestar contas, aprovar e conciliar não consomem.
Quem aprova uma prestação de contas?
Quem a política vigente da sua organização designar ou, se não houver designados, quem tiver a permissão de aprovar. Nunca a própria pessoa, a menos que você permita. Com uma política de aprovações, também pode decidir em níveis conforme o valor.
Como se concilia com o banco?
As despesas pagas pela empresa são cruzadas com as saídas do banco conectado por valor, data e estabelecimento, e você as vincula com um clique. As cobranças que ninguém respalda aparecem em uma lista para pedir o recibo ou criar a despesa a partir da cobrança.
E se eu enviar o mesmo recibo duas vezes?
A Remotjob sinaliza a despesa como possível duplicidade quando o arquivo, ou o estabelecimento, a data e o valor, coincidem. O aviso fica visível para a pessoa e para quem aprova.
Prestar contas de despesas não precisa ser uma tarefa de fim de mês
Conte-nos como suas equipes prestam contas hoje; mostramos como seria o caminho do recibo ao reembolso dentro da Remotjob.
