Online-Terminbuchung: Ihre Kunden buchen freie Zeiten selbst
Remotjob veröffentlicht Ihren Terminkalender, damit jeder Kunde ohne Anrufe und E-Mail-Hin-und-Her eine freie Zeit wählt, oder sie im Gespräch mit einem KI-Assistenten erfragt, der nur echte Zeiten anbietet. Jede Buchung wird bestätigt, erinnert und als Lead in Ihrem CRM abgelegt, und alles mit Datum landet in einem Kalender pro Person und pro Team.
Einen Termin abzustimmen sollte keine zehn Nachrichten brauchen
Termine per Telefon und E-Mail abzustimmen kostet Stunden, führt zu Doppelbuchungen und vergessenen Terminen und lässt Kunden unerfasst. Dazu sieht jede Person ihre Termine an einem anderen Ort: Termine hier, Aufgaben dort, Fälligkeiten woanders. Remotjob bietet eine Buchungsseite mit vom System berechneten Zeiten und einen Kalender, der alles bündelt.
Von der freien Zeit zum bestätigten Termin in sechs Schritten
Ein durchgängiger Ablauf, vom Einrichten Ihres Kalenders bis zum Erscheinen des Kunden.
1
Terminarten festlegen
Name, Dauer, Puffer davor und danach, minimaler und maximaler Vorlauf, Ort (vor Ort, Videoanruf mit Ihrem Link oder Telefon) und die Fragen, die Sie bei der Buchung stellen möchten.
2
Personen und Zeiten einrichten
Fügen Sie die Personen oder Ressourcen (einen Raum, ein Gerät) hinzu, die Termine wahrnehmen, mit Wochenzeiten, Feiertagen und Abwesenheiten.
3
Buchungsseite veröffentlichen
Schalten Sie Ihre öffentliche Seite mit eigener Adresse, Begrüßungstext und Einwilligung des Kunden ein. Teilen Sie den Link, wo Sie möchten.
4
Der Kunde wählt eine Zeit
Er sieht nur wirklich freie Zeiten, hinterlässt seine Daten und bucht. Er kann die Zeit auch im Gespräch mit dem KI-Assistenten erfragen („Dienstagnachmittag“, „so bald wie möglich“).
5
Bestätigung und Erinnerungen
Der Kunde erhält die Bestätigung per E-Mail mit einer Datei für seinen Kalender und die von Ihnen festgelegten Erinnerungen. Auch der Gastgeber wird benachrichtigt.
6
Absagen oder ändern per Link
Mit dem Link zu seiner Buchung sagt der Kunde ab oder ändert die Zeit, ohne Sie anzurufen. Die Änderung erfolgt in einem Zug: Ist die neue Zeit nicht frei, bleibt alles unverändert.
Was enthalten ist
Terminarten nach Maß
Dauer, Abstand zwischen Startzeiten, Puffer, Vorlauf, Ort und ein Formular mit Pflicht- oder optionalen Fragen für jede Terminart.
Freie Zeiten, keine Doppelbuchungen
Das System berechnet freie Zeiten aus den Arbeitszeiten jeder Person, ihren Feiertagen und Abwesenheiten sowie den bereits vergebenen Buchungen. Zwei Kunden können nicht denselben Termin erhalten, auch nicht bei gleichzeitiger Buchung.
KI-Assistent „Termin im Gespräch buchen“
Besucher schreiben in eigenen Worten, und der Assistent Ihrer Organisation schlägt echte Zeiten aus dem Kalender vor. Er kann nur aus der Liste freier Zeiten wählen: Er erfindet nie eine. Die KI-Nutzung verbraucht KI-Guthaben.
Bestätigungen, Erinnerungen und Änderungen
Bestätigungs-E-Mail mit Kalenderdatei, bis zu drei Erinnerungen vor dem Termin, Benachrichtigung des Gastgebers sowie Hinweise bei Änderungen und Absagen. Ihr Team kann auch im Panel verschieben oder absagen.
Jede Buchung, ein Lead in Ihrem CRM
Wer bucht, wird als offener Lead im CRM angelegt, ohne Dubletten, und jede Buchung oder Änderung hinterlässt einen Kommentar in der Akte. Was Ihr Team hier erfasst, wird zu Wissen, das Company Brain (für die Geschäftsleitung) und People Chat (für das Team, je nach Rolle) als Antworten für Entscheidungen liefern.
Rolle „Terminpersonal“
Für alle, die Termine wahrnehmen: Sie sehen nur die Buchungen ihres eigenen Kalenders, sagen sie ab, schließen sie ab oder verschieben sie und bearbeiten ihre Zeiten und Abwesenheiten, ohne die Einstellungen anderer zu berühren.
Teamkalender
Wer den Kalender verwaltet, sieht Termine und Daten des Teams in einem einzigen Kalender und filtert nach Person.
Mein Kalender in Ihrer Kalender-App
Jede Person sieht in ihrem Profil ihre Termine, Aufgaben, Fälligkeiten ausgestellter Rechnungen, ablaufende Signaturen, Fertigung, Aktivitäten und Schichten. Sie kann mit einem geheimen, widerrufbaren Nur-Lese-Link aus der Kalender-App abonnieren, die sie ohnehin nutzt.
Prozesslandkarte inklusive
Das Modul bringt seine eigene Prozesslandkarte mit: was das Team tut, was das System tut und was die KI tut. Es ist verknüpft mit dem CRM, mit Bestellungen und Signaturen im Bereich Recht und mit dem Kundenportal, in dem Kunden ihre Termine sehen.
Kontrolle darüber, wer bucht, wer was sieht und was die KI tut
Ein öffentlicher Kalender nimmt Daten von Personen entgegen. Deshalb verlangt die Buchung eine Einwilligung, es gibt Obergrenzen gegen Missbrauch, und jede Person Ihres Teams sieht nur, was für sie bestimmt ist.
Berechtigungen nach Rolle: Kalender ansehen, verwalten oder nur den eigenen bedienen. Terminpersonal sieht ausschließlich die Buchungen des eigenen Kalenders.
Jede Organisation sieht nur ihre eigenen Terminarten, Personen, Buchungen und Leads.
Jede Buchung hat ihre Nummer, ihren Status und ein Protokoll der gesendeten Benachrichtigungen; die Einwilligung des Kunden wird mit Datum und Uhrzeit gespeichert.
Die KI bietet nur Zeiten aus der vom System berechneten Liste an, und eine Person kann jede Buchung im Panel prüfen und ändern.
Obergrenzen pro Besucher, pro E-Mail und pro Organisation bei Buchungen und beim Assistenten sowie ein geheimer Verwaltungslink für jeden Kunden.
Was das Team erfasst, wird zu Wissen für die Remotjob-Assistenten, die je nach Rolle der fragenden Person antworten.
Was es ist und was nicht
Es ist ein Buchungskalender mit berechneten freien Zeiten, kein Videokonferenz-Werkzeug: Für Termine aus der Ferne geben Sie den gewünschten Link an.
Jeder Zeitslot wird von einer Person oder einer Ressource bedient: Gruppentermine oder Kurse mit begrenzter Platzzahl gibt es nicht.
Es kassiert nichts und verlangt bei der Buchung keine Anzahlung. Die Bezahlung Ihrer Leistungen läuft separat, im Shop oder in der Fakturierung.
Der KI-Assistent schlägt nur echte freie Zeiten vor und verbraucht KI-Guthaben; ohne ihn funktioniert die Buchungsseite genauso.
Das Abonnement von Mein Kalender ist schreibgeschützt: Termine ändern Sie in Remotjob, Ihre Kalender-App zeigt sie danach an.
Video · 55 Sek.
Terminplanung und Kalender – im Video erklärt
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Sprecher auf Deutsch, Untertitel auf Englisch.
So funktioniert es
In wenigen Minuten verstanden
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Ihre Kunden buchen selbst, ohne Doppelbuchungen · 25Sek.
Häufige Fragen
Wie buchen meine Kunden?
Sie öffnen Ihre Buchungsseite, wählen die Terminart und eine freie Zeit, beantworten Ihre Fragen und stimmen zu. Sie erhalten die Bestätigung per E-Mail mit einer Datei, um den Termin in ihren Kalender zu übernehmen.
Können zwei Termine zur selben Zeit stattfinden?
Nein. Das System berechnet freie Zeiten und sperrt die Zeit im Moment der Buchung, einschließlich der Puffer davor und danach. Versuchen zwei Personen gleichzeitig dieselbe Zeit, erhält sie nur eine, die andere sieht, dass sie nicht mehr verfügbar ist.
Was macht der KI-Assistent?
Er unterhält sich mit dem Besucher, versteht Sätze wie „Mittwoch nach 16 Uhr“ und bietet echte Zeiten aus Ihrem Kalender an. Er kann keine Zeiten erfinden, denn er wählt nur aus der vom System berechneten Liste. Seine Nutzung verbraucht KI-Guthaben.
Und wenn der Kunde ändern oder absagen muss?
Er nutzt den Link zu seiner Buchung: Er sagt ab oder wählt eine andere freie Zeit, ohne Sie anzurufen, und der Gastgeber wird informiert. Pro Buchung gibt es eine Höchstzahl an Änderungen gegen Missbrauch, und Ihr Team kann im Panel verschieben.
Wie sehe ich meine Termine im Kalender meines Smartphones?
Unter Mein Kalender erstellen Sie einen geheimen Link und abonnieren ihn in Ihrer Kalender-App. Sie sehen Ihre Termine und weitere Remotjob-Daten schreibgeschützt. Den Link können Sie jederzeit widerrufen oder erneuern.
Kunden buchen selbst, Ihr Team sieht alles in einem Kalender
Erzählen Sie uns, welche Termine Ihr Team wahrnimmt; wir zeigen Ihnen, wie Ihre Buchungsseite und Ihr Kalender in Remotjob aussähen.
